Privacyverklaring

Bij de Haagsche Recherche Academie hechten wij grote waarde aan de bescherming van jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, opslaan en beschermen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De Haagsche Recherche Academie, statutair gevestigd aan het Alexanderveld 5, 2585 DB Den Haag, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder inschrijvingsnummer 74655736, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, onder 7, AVG.Wij bepalen het doel en de middelen van de verwerking van jouw persoonsgegevens en dragen zorg voor naleving van de AVG en de Uitvoeringswet AVG.

Heb je vragen hierover? Neem gerust contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG).

Contactgegevens:
Haagsche Recherche Academie
Alexanderveld 5
2585 DB Den Haag

070 20 42 7 44
fg@haagscherechercheacademie.nl

FG-nummer: FG0017215

2. Persoonsgegevens

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze wettelijke en contractuele verplichtingen (artikel 5, lid 1, onder c, AVG). Deze omvatten onder meer:

• Identificatiegegevens (naam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres);
• Opleidings- en werkgerelateerde gegevens (opleidingen, diploma’s, referenties);
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor screening, beveiliging of toegang tot onze locaties (zoals camerabeelden, logbestanden);
• Technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens en cookies (zie cookiebeleid).

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (artikel 5, lid 1, onder b, AVG), waaronder:

• Het beoordelen van geschiktheid en betrouwbaarheid van kandidaten;
• De uitvoering van overeenkomsten met studenten en docenten;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht, veiligheid);
• Het voorkomen van fraude en misbruik van onze diensten.

4. Rechtsgrond voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op één of meer van de volgende rechtsgronden (artikel 6 AVG):

• uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarop (artikel 6 lid 1 onder b AVG);
• naleving van een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG);
• het gerechtvaardigd belang van de Haagsche Recherche Academie, bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude of bescherming van eigendommen (artikel 6 lid 1 onder f AVG, zie EDPB Guidelines 1/2024).

5. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn voorschrijft (artikel 5, lid 1, onder e, AVG).

• Financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht);
• Correspondentie en dossiers: 1 jaar na afronding opleiding, tenzij noodzakelijk voor een juridische procedure;
• Camerabeelden: maximaal 4 weken, tenzij een incident nader onderzoek vereist.

6. Delen van persoonsgegevens

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taken, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn (artikel 6 lid 1 onder c AVG).Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG en de EDPB Opinion 22/2024 over subverwerkers.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij hanteren passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG) tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, onrechtmatige verwerking of openbaarmaking. Enkele van de belangrijkste beveiligingsmaatregelen die wij toepassen zijn:

• Tweefactorauthenticatie (2FA): Voor toegang tot onze systemen maken wij gebruik van tweefactorauthenticatie. Dit betekent dat naast een wachtwoord ook een extra verificatiestap nodig is, zoals een code op jouw mobiele apparaat, om toegang te krijgen.
• Single Sign-On (SSO): Wij gebruiken een Single Sign-On systeem, waardoor medewerkers veilig en efficiënt kunnen inloggen met één set inloggegevens voor meerdere applicaties, terwijl hun toegang wordt gecontroleerd en beheerd.
• Versleuteling (SSL): Gevoelige informatie die via onze website wordt uitgewisseld, wordt beschermd door middel van Secure Sockets Layer (SSL)-versleuteling. Dit garandeert dat gegevens veilig worden verzonden tussen jouw apparaat en onze servers.
• Datalekprotocol: Wij hebben een strikt datalekprotocol dat voorziet in procedures voor het melden, onderzoeken en afhandelen van datalekken. Indien nodig, zullen wij je en de Autoriteit Persoonsgegevens tijdig informeren over een datalek, conform de wettelijke vereisten.
• Wachtwoordprotocol: Wij hanteren een streng wachtwoordprotocol, waarbij wachtwoorden aan hoge veiligheidseisen moeten voldoen, zoals minimale lengte, complexiteit en regelmatige vernieuwing. Medewerkers hebben alleen toegang tot de systemen en gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden.
• Toegang tot gegevens beperkt tot geautoriseerde medewerkers: Toegang tot persoonsgegevens is strikt beperkt tot medewerkers die geautoriseerd zijn om die gegevens te verwerken. Dit wordt geregeld door middel van autorisatiebeheer en het principe van minimale toegang, waarbij medewerkers alleen toegang hebben tot de gegevens die zij nodig hebben voor hun specifieke taken.
• Regelmatige controles op het gebied van gegevensbescherming: Wij voeren regelmatig controles en audits uit om ervoor te zorgen dat onze gegevensbeschermingsmaatregelen voldoen aan de nieuwste beveiligingsnormen en dat er geen zwakke plekken in onze systemen zijn. Dit helpt ons om voortdurend de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Door deze maatregelen kunnen wij de veiligheid van jouw persoonsgegevens garanderen en ervoor zorgen dat deze niet in verkeerde handen vallen of onrechtmatig worden verwerkt.

8. Rechten

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage, je kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over je hebben.
• Recht op rectificatie, je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op vergetelheid, in bepaalde gevallen kun je ons vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking, je kunt ons vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken in specifieke situaties.
• Recht op bezwaar, je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid, je kunt vragen om jouw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.

Je kunt je privacyrechten uitoefenen via ons AVG-verzoek formulier. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je om een ID-check uit te voeren.

Indien je niet tevreden bent met hoe jouw persoonsgegevens door het Haagsch Recherchebureau worden of zijn verwerkt, kun je gebruikmaken van onze wettelijk verplichte klachtenregeling.

Indien jouw klacht niet tot tevredenheid is afgehandeld kun je je wenden tot de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie vind je altijd op onze website.