Privacyverklaring • (potentiële) sollicitanten

Bij het Haagsch Recherchebureau hechten wij grote waarde aan de bescherming van jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, opslaan en beschermen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Het Haagsch Recherchebureau, statutair gevestigd aan het Alexanderveld 5, 2585 DB Den Haag, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder inschrijvingsnummer 74655736, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG.

Wij respecteren jouw privacy en gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met je persoonsgegevens. We houden ons aan de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Heb je vragen hierover? Neem gerust contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG).

Contactgegevens:
Haagsch Recherchebureau
Alexanderveld 5
2585 DB Den Haag

070 20 42 7 42
fg@haagschrecherchebureau.nl

FG-nummer: FG0017215

2. Persoonsgegevens

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie bij ons. Afhankelijk van de procedure kan dit omvatten:

• identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon);
• gegevens over opleiding, werkervaring, referenties;
• eventueel gespreksverslagen of testresultaten;
• beveiligingsbeelden bij een fysiek bezoek;
• technische gegevens (IP-adres, browsertype) enkel bij gebruik van onze website.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, strafrechtelijk verleden of biometrie) tenzij dit strikt noodzakelijk is en berust op een wettelijke grondslag (art. 9 en 10 AVG).

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het in behandeling nemen van jouw sollicitatie of open sollicitatie;
• communicatie over de voortgang van de procedure;
• beoordeling van geschiktheid en referentiechecks;
• naleving van wettelijke verplichtingen (zoals identificatieplicht of meldplichten).

Wij gebruiken jouw gegevens niet voor andere doeleinden zonder jouw toestemming (art. 5 lid 1 onder b AVG).

4. Rechtsgrond voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op artikel 6 lid 1 onder b AVG (noodzakelijk voor het nemen van precontractuele maatregelen) en, waar van toepassing, artikel 6 lid 1 onder c AVG (wettelijke verplichting).Wanneer wij jouw toestemming vragen om gegevens langer te bewaren of voor toekomstige vacatures te gebruiken, baseren wij dit op artikel 6 lid 1 onder a AVG.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure.Met jouw expliciete toestemming bewaren wij deze gegevens maximaal één jaar voor toekomstige vacatures (art. 5 lid 1 onder e AVG).Na afloop van de termijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

6. Delen van persoonsgegevens

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met:

• interne medewerkers die betrokken zijn bij de selectie;
• externe dienstverleners (zoals assessmentbureaus) die handelen als verwerker in de zin van art. 4 lid 8 AVG, met wie een verwerkersovereenkomst is gesloten (art. 28 AVG);
• bevoegde autoriteiten indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verstrekken geen gegevens aan derden buiten de EER zonder passende waarborgen (art. 44–46 AVG).

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG) om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij toetsen deze maatregelen regelmatig op effectiviteit. Enkele van de belangrijkste beveiligingsmaatregelen die wij toepassen zijn:

• Tweefactorauthenticatie (2FA): Voor toegang tot onze systemen maken wij gebruik van tweefactorauthenticatie. Dit betekent dat naast een wachtwoord ook een extra verificatiestap nodig is, zoals een code op jouw mobiele apparaat, om toegang te krijgen.
• Single Sign-On (SSO): Wij gebruiken een Single Sign-On systeem, waardoor medewerkers veilig en efficiënt kunnen inloggen met één set inloggegevens voor meerdere applicaties, terwijl hun toegang wordt gecontroleerd en beheerd.
• Versleuteling (SSL): Gevoelige informatie die via onze website wordt uitgewisseld, wordt beschermd door middel van Secure Sockets Layer (SSL)-versleuteling. Dit garandeert dat gegevens veilig worden verzonden tussen jouw apparaat en onze servers.
• Datalekprotocol: Wij hebben een strikt datalekprotocol dat voorziet in procedures voor het melden, onderzoeken en afhandelen van datalekken. Indien nodig, zullen wij je en de Autoriteit Persoonsgegevens tijdig informeren over een datalek, conform de wettelijke vereisten.
• Wachtwoordprotocol: Wij hanteren een streng wachtwoordprotocol, waarbij wachtwoorden aan hoge veiligheidseisen moeten voldoen, zoals minimale lengte, complexiteit en regelmatige vernieuwing. Medewerkers hebben alleen toegang tot de systemen en gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden.
• Toegang tot gegevens beperkt tot geautoriseerde medewerkers: Toegang tot persoonsgegevens is strikt beperkt tot medewerkers die geautoriseerd zijn om die gegevens te verwerken. Dit wordt geregeld door middel van autorisatiebeheer en het principe van minimale toegang, waarbij medewerkers alleen toegang hebben tot de gegevens die zij nodig hebben voor hun specifieke taken.
• Regelmatige controles op het gebied van gegevensbescherming: Wij voeren regelmatig controles en audits uit om ervoor te zorgen dat onze gegevensbeschermingsmaatregelen voldoen aan de nieuwste beveiligingsnormen en dat er geen zwakke plekken in onze systemen zijn. Dit helpt ons om voortdurend de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Door deze maatregelen kunnen wij de veiligheid van jouw persoonsgegevens garanderen en ervoor zorgen dat deze niet in verkeerde handen vallen of onrechtmatig worden verwerkt.

8. Rechten

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage, je kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over je hebben.
• Recht op rectificatie, je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op vergetelheid, in bepaalde gevallen kun je ons vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking, je kunt ons vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken in specifieke situaties.
• Recht op bezwaar, je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid, je kunt vragen om jouw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.

Je kunt je privacyrechten uitoefenen via ons AVG-verzoek formulier. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je om een ID-check uit te voeren.

Indien je niet tevreden bent met hoe jouw persoonsgegevens door het Haagsch Recherchebureau worden of zijn verwerkt, kun je gebruikmaken van onze wettelijk verplichte klachtenregeling.

Indien jouw klacht niet tot tevredenheid is afgehandeld kun je je wenden tot de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie vind je altijd op onze website.