Bij het Haagsch Recherchebureau hechten wij grote waarde aan de bescherming van jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, opslaan en beschermen.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Het Haagsch Recherchebureau, gevestigd aan de Alexanderveld 5, 2585 DB Den Haag, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Wij respecteren jouw privacy en gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met je persoonsgegevens. We houden ons aan de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Heb je vragen hierover? Neem gerust contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG).
Contactgegevens:
Haagsch Recherchebureau
Alexanderveld 5
2585 DB Den Haag
070 20 42 7 42
fg@haagschrecherchebureau.nl
2. Persoonsgegevens
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- IP-adres
- Cookies
- Woonadres
- Gegevens over jouw activiteiten op onze website
- Internetbrowser, software versie en apparaat type
- Bewakingsbeelden met datum, tijd en locatie opname, als je ons kantoor of een van onze vergaderlocaties bezoekt
- Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, in correspondentie en telefonisch
3. Doeleinden van de verwerking
Voor het versturen van de vacature alert en tijdens de sollicitatieprocedure vragen wij je om persoonsgegevens, zoals naam, adres en woonplaats. Maar ook gegevens omtrent opleidingen en diploma's, arbeidsverleden en referenten. Deze gegevens gebruiken wij voor:
- Je de vacature alert te kunnen sturen.
- Je te kunnen screenen om fraude en misbruik te voorkomen.
- Je gegevens te beoordelen met het oog op het mogelijk aangaan van een arbeidsrelatie.
- Je gegevens te kunnen verifiëren.
- Je gegevens verwerken als we hier wettelijk toe verplicht zijn.
4. Rechtsgrond voor verwerking
De basis voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij van je gebruiken vindt zijn grondslag in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verwerking is noodzakelijk voor het mogelijk aangaan van de arbeidsovereenkomst.
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De bewaartermijnen zijn als volgt:
- Sollicitatiegegevens, 4 weken na einde sollicitatieprocedure, tenzij met toestemming langer is overeengekomen, tot maximaal 1 jaar.
- Financiële administratie, 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
- Correspondentie en overige communicatie, 1 jaar na afronding van het onderzoek, tenzij deze informatie onderdeel is van een procedure.
6. Delen van persoonsgegevens
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is:
- De leidinggevenden en medewerkers die bij de selectie zijn betrokken.
- Met juridische instanties, bij gerechtelijke bevelen of wettelijke verplichtingen.
- Met betrokken derden, externe experts of specialisten voor specifieke taken, binnen geheimhouding.
- Met advocaten, voor juridische procedures of geschillen.
In elk van deze gevallen worden de persoonsgegevens alleen gedeeld voor zover noodzakelijk, en met inachtneming van de vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens. Het delen gebeurt altijd binnen de kaders van de AVG en andere relevante wet- en regelgeving. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere derden zonder expliciete toestemming van de betrokkene, tenzij dit wettelijk verplicht is.
7. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, onrechtmatige verwerking of openbaarmaking. Enkele van de belangrijkste beveiligingsmaatregelen die wij toepassen zijn:
- Tweefactorauthenticatie (2FA): Voor toegang tot onze systemen maken wij gebruik van tweefactorauthenticatie. Dit betekent dat naast een wachtwoord ook een extra verificatiestap nodig is, zoals een code op jouw mobiele apparaat, om toegang te krijgen.
- Single Sign-On (SSO): Wij gebruiken een Single Sign-On systeem, waardoor medewerkers veilig en efficiënt kunnen inloggen met één set inloggegevens voor meerdere applicaties, terwijl hun toegang wordt gecontroleerd en beheerd.
- Versleuteling (SSL): Gevoelige informatie die via onze website wordt uitgewisseld, wordt beschermd door middel van Secure Sockets Layer (SSL)-versleuteling. Dit garandeert dat gegevens veilig worden verzonden tussen jouw apparaat en onze servers.
- Datalekprotocol: Wij hebben een strikt datalekprotocol dat voorziet in procedures voor het melden, onderzoeken en afhandelen van datalekken. Indien nodig, zullen wij je en de Autoriteit Persoonsgegevens tijdig informeren over een datalek, conform de wettelijke vereisten.
- Wachtwoordprotocol: Wij hanteren een streng wachtwoordprotocol, waarbij wachtwoorden aan hoge veiligheidseisen moeten voldoen, zoals minimale lengte, complexiteit en regelmatige vernieuwing. Medewerkers hebben alleen toegang tot de systemen en gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden.
- Toegang tot gegevens beperkt tot geautoriseerde medewerkers: Toegang tot persoonsgegevens is strikt beperkt tot medewerkers die geautoriseerd zijn om die gegevens te verwerken. Dit wordt geregeld door middel van autorisatiebeheer en het principe van minimale toegang, waarbij medewerkers alleen toegang hebben tot de gegevens die zij nodig hebben voor hun specifieke taken.
- Regelmatige controles op het gebied van gegevensbescherming: Wij voeren regelmatig controles en audits uit om ervoor te zorgen dat onze gegevensbeschermingsmaatregelen voldoen aan de nieuwste beveiligingsnormen en dat er geen zwakke plekken in onze systemen zijn. Dit helpt ons om voortdurend de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
Door deze maatregelen kunnen wij de veiligheid van jouw persoonsgegevens garanderen en ervoor zorgen dat deze niet in verkeerde handen vallen of onrechtmatig worden verwerkt.
8. Rechten
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
- Recht op inzage, je kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over je hebben.
- Recht op rectificatie, je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op vergetelheid, in bepaalde gevallen kun je ons vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking, je kunt ons vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken in specifieke situaties.
- Recht op bezwaar, je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens op basis van gerechtvaardigde belangen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid, je kunt vragen om jouw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
Je kunt je privacyrechten uitoefenen via ons AVG-verzoek formulier. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je om een ID-check uit te voeren.
Indien je niet tevreden bent met hoe jouw persoonsgegevens door het Haagsch Recherchebureau worden of zijn verwerkt, kun je gebruikmaken van onze wettelijk verplichte klachtenregeling.
Indien jouw klacht niet tot tevredenheid is afgehandeld kun je je wenden tot de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
